Impara a condurre riunioni efficaci per aumentare la produttività dei tuoi collaboratori
Abbiamo deciso di scrivere questo articolo su come condurre riunioni efficaci perchè spesso molti manager o titolari d’azienda ci chiedono consigli in merito.
Facciamo una piccola premessa prima di affrontare il tema delle riunioni efficaci.
Di recente è stato confermato che un elevato volume di comunicazione è molto più frequente nei team che hanno elevate prestazioni, soprattutto nella fase iniziale di un progetto, la comunicazione è molto intensa. Al contrario, nei team che hanno un basso o scadente rendimento, la comunicazione è carente soprattutto nella fase dell’avvio di un progetto ed ha una tardiva accelerazione nella fase finale, quando però ormai il tempo stringe e il lavoro è già stato impostato in maniera erronea, gli obiettivi stanno sfuggendo di mano, subentra il nervosismo e comunicare diventa soprattutto insultarsi perchè non si ha fatto qualcosa o lo si ha fatto male.
Insomma possiamo dire che la comunicazione è alla base della produttività e del raggiungimento degli obiettivi.
Per questo motivo va incoraggiata, alimentata e soprattutto gestita attraverso riunioni cadenziate e coordinate. Gestire la comunicazione significa prevedere momenti di confronto strutturati, utili per coordinare, programmare, motivare, informare su progetti e strategie. Quando ciò non accade non è che la comunicazione si azzeri, ma si lascia spazio alle deleterie “voci di corridoio”, alle supposizioni o alle illazioni che deteriorano il clima aziendale.
Ritagliati 30 minuti alla settimana per coordinare i tuoi uomini, fornire spazio al chiarimento di dubbi e ad un sano scambio di idee che puoi controllare.
Ma come condurre riunioni efficaci?
Alla luce della nostra esperienza esperienza possiamo affermare che ci sono delle semplici regole per condurre riunioni efficaci, eccole di seguito:
- Prima di tutto, una riunione efficace deve avere un obiettivo chiaro e dichiarato (“oggi parliamo di…”).
- La riunione deve avere un orari di inizio e di fine lavori precisi e dichiarati. Che vanno rispettati! Altrimenti si rischia di perdere di efficacia e leadership sul gruppo.
- La riunione deve essere coincisa, magari monotematica, per mantenere focalizzata l’attenzione dei partecipanti e non finire fuori tema.
- La riunione efficace è fatta per i partecipanti e deve risultare interessante per loro e non per chi la tiene.
- Almeno il 50% del tempo deve essere dedicato a far parlare i partecipanti. Coinvolgendoli si mantiene attiva la loro attenzione e c’è una maggiore consapevolezza dell’individuo del perchè è stata richiesta la sua presenza. Spesso invece capita che i partecipanti commentino “ma perchè ci ha convocati se sa tutto lui e non ascolta altri pareri?!”
- Al termine della riunione ogni partecipante deve avere compreso cosa dovrà fare. In questo modo sarà subito operativo e potrà focalizzarsi sull’obiettivo.
- La riunione non deve avere mai fini correttivi, ciò la renderebbe demotivante per coloro che stanno facendo un buon lavoro e un’umiliazione pubblica di nessuna utilità per chi invece dovrebbe cambiare atteggiamento. Qualora ci fossero in atto situazioni problematiche con un collaboratore esse vanno gestite prima di entrare in riunione, di modo da non arrecare disagio al gruppo.
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